אם הנכם בעלי עסק עצמאי ודאי מצאתם את עצמכם עמוסים באין סוף משימות ובקושי לתעדף ולתזמן את מילויין.
העסק הוא צורך כלכלי ולעיתים עונה על הצורך בהגשמה עצמית למיצוי היכולות, אך כדי שנוכל להמשיך להגשים את חלומות חשוב לדעת לנהל את הזמן כראוי. במאמר זה אספנו מספר טיפים שיוכלו לעזור לכם:
- פשוט לרשום: הטיפ הראשון, הפשוט והטריוויאלי ביותר בתחום ניהול הזמן ובכלל, הוא פשוט לערוך רשימת משימות. בכל פעם שעולה משימה לראשכם, גם אם אתם לא נמצאים באותו רגע במשרד, העלו אותה על הכתב. יש כל מיני אפשרויות לרישום המשימות, אם אתם אנשים של מחברת או פנקס השתמשו בשיטה הישנה כדי לרשום, אך יש באפשרותכם לנהל את הרישום באופן דיגיטלי למשל באפליקציית KEEP של גוגל המאפשרת רישום רשימת משימות, או באמצעות ClickUp המסייעת לנהל את המשימות בארגון.
- קביעת סדרי עדיפויות – יש לתעדף את המשימות שלכם ושל העסק כיוון שלא כולן חשובות ודחופות באותה המידה. הבנה נכונה של עדיפויות, הנה אחת המיומנות החשובות ביותר בניהול אפקטיבי של הזמן. תהליך התעדוף אינו פשוט והוא דורש איזון בין גורמים של חשיבות, דחיפות, זמני ביצוע, שיקולים עסקיים וארגוניים ועוד. העקרונות המנחים באשר למשימות בעדיפות גבוהה – בד"כ יחייבו טיפול מיידי ומעורבות אישית. במידה והנושא הוא בדחיפות נמוכה אך בחשיבות גבוהה – תדרש מעורבות של איש צוות בכיר בנוסף אליך בכדי להכין את הקרקע לפתרון הנדרש. נושא בדחיפות גבוהה ובחשיבות נמוכה – כדאי להעביר את המשימה לאיש צוות פחות בכיר, אם יש זמן אז לתת יחס לנושא. לנושא בדחיפות נמוכה ובחשיבות נמוכה – כדאי לדחות, להעביר למישהו אחר או לא לבצע כלל.
- לסיים משימות ברגע שהתחלת: הפסקה באמצע של משימה וחזרה אליה בהמשך זה אחד מגזלני הזמן הגדולים היותר. לא מדובר במשימות מורכבות שאנו מפרקים אותן לתתי משימות, אלא במשימות השוטפות שאנו מבצעים במהלך היום. כדי להתייעל בזמנים ובעשייה – ברגע שהתחלנו לבצע משימה נעשה הכל כדי לסיימה ולא נעצור באמצע כדי לחזור בהמשך.
- נטרול הסחות דעת – רגע לפני שאתם מתחילים משימה, כדאי לוודא שיש לכם את האפשרות להתרכז אך ורק בה. כבו את הצלצול של הטלפון הנייד, וסגרו את החלונות של הווצאפ, הפייסבוק והמייל. במידת הצורך סגרו את הדלת והודיעו לעובדיכם שאתם כרגע עסוקים במשימה. במידה ואתם רוצים שלא לפספס שיחות בזמן העיסוק במשימה אתם יכולים להשתמש במוקד הודעות כמו של קישורית. מוקד כזה נותן שירות של מענה טלפוני ולקיחת הודעות במשך 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע ויאפשר לכם אף זמני מנוחה.
- מיילים – יש הרבה עובדים שהרספונסיביות מאד חשובה להם, וברגע שמתקבל מייל הם מרגישים צורך מיידי לענות עליו. כך יוצא שהם מוסחים המון מהתראות הגורמות להפניית הקשב מהמשימה אל המייל. הדבר פוגע לא רק באיכות העבודה שלכם אלא בעקיפין גם בלקוחות עצמם, זאת כיוון שברגע שמאפשרים את הסחות הדעת הללו איכות העבודה נפגעת וההספק יורד.
- תכנון יומי ושבועי והצבת יעדים – שווה להקדיש חלק מהזמן על מנת לתכנן. בתחילת השבוע, או בסוף השבוע הקודם כדאי לערוך טבלה עם המשימות והתעדופים שלהם, ולרשום מי אמור לבצע אותן.
בסוף כל יום יש לבדוק מה נעשה ומה לא נעשה ולתכנן את יום המחרת. כמובן שכדי לתכנן באופן הטוב ביותר צריך להתבצע תהליך מקדים של קביעת עדיפויות וקדימות כפי שהוסבר לעיל. - האצל סמכויות – לא את כל המשימות אתה צריך לעשות בעצמך, לשם כך יש לך עובדים, בכירים יותר או פחות, הנמצאים תחתיך. מתי להאציל סמכויות?
כאשר אתה מתכנן את השבוע ואתה רואה כי הזמן לא מספיק לך ואילו לעובדיך יש זמן פנוי להתעסק במשימות ולקבל אחריות נוספת על מה שהם קיבלו. - סדר וארגון – נשמע טריוויאלי, ואכן זה כך. ככל שסביבת העבודה מסודרת יותר יהיה לך קל יותר לנהל ולארגן את המשימות אתן אתה מתמודד.
מדובר על סדר גם במשרד שלך וגם בעסק עצמו, אם מדובר בציוד, בסחורה או בארגון החלל.
הארגון במשימות וההתנהלות המסודרת הן שיבטיחו הצלחה בעסקים כמו גם בניהול הזמן שלך.
